Emlak Ofisinde Her Şeyi Takip Etmek Neden Gittikçe Zorlaşıyor?

Emlak Ofisinde Her Şeyi Takip Etmek Neden Gittikçe Zorlaşıyor?

Sabah ofise geliyorsunuz.

Bir müşteriden mesaj var. Başka bir müşteri aramış. Bir ilan güncellenecek. Bir ev sahibi dönüş bekliyor. Öğleden sonra bir randevu var. Bir danışman başka bir müşterinin peşinde.

Derken telefon çalıyor.

Günün sonunda aslında çok çalışmış oluyorsunuz ama bazen şu soru aklınızdan geçiyor:

“Ben bugün tam olarak ne yaptım?”

Emlak sektöründe işlerin yoğun olması yeni bir şey değil. Fakat ofis büyüdükçe ve müşteri sayısı arttıkça başka bir problem ortaya çıkıyor:

Her şeyi takip etmek giderek zorlaşıyor.

Üstelik bu durum çoğu zaman bir anda olmuyor.

Yavaş yavaş oluşuyor.

Önce birkaç WhatsApp mesajıyla başlıyor

Bir müşteri yazıyor:

“Şu daire hâlâ satılık mı?”

Cevap veriliyor.

Başka bir müşteri:

“Yarın saat 15.00 uygun musunuz?”

Randevu konuşuluyor.

Bir ev sahibi:

“İlanın fiyatını güncelleyelim.”

Not alınıyor.

Bir danışman:

“Bu müşteriyi ben arayacaktım.”

Başka bir yere not düşülüyor.

Başlarda bunların hiçbirisi problem gibi görünmüyor.

Çünkü herkes neyin ne olduğunu biliyor.

Ama zaman geçtikçe mesajların sayısı artıyor.

Notlar çoğalıyor.

Telefon rehberi kabarıyor.

Defterler devreye giriyor.

Bir Excel dosyası açılıyor.

Sonra başka bir Excel dosyası...

Ve bir süre sonra aynı bilgi farklı yerlerde yaşamaya başlıyor.

Asıl yorucu olan iş yapmak değil, işin peşinden koşmak

Bir emlak danışmanının işi zaten yoğun.

Müşteri bulmak, müşteriyi anlamak, doğru portföyü göstermek, ev sahibiyle görüşmek, ilanı hazırlamak, gösterim yapmak, pazarlık yürütmek...

Bunların hepsi işin kendisi.

Fakat bir de bunların arasında sürekli bilgi aramak var.

“Bu müşteri hangi evi beğenmişti?”

“Geçen hafta kim aramıştı?”

“Bu ilanı kim takip ediyor?”

“Randevu saat kaçtaydı?”

“Ev sahibiyle en son ne konuşuldu?”

Bunlar emlakçılığın asıl işi değil.

Ama gün içinde ciddi bir zaman alabiliyor.

İşin ilginç tarafı da şu:

Çoğu zaman bu zaman kaybını ölçmüyoruz.

Kimse “Bugün 47 dakika bilgi aradım” diye not tutmuyor.

Ama o 47 dakika her gün tekrarlandığında, ay sonunda ciddi bir kayba dönüşüyor.

Ofiste herkes çalışıyor olabilir. Ama herkes aynı bilgiye sahip mi?

Burası önemli.

Bir emlak ofisinde birkaç danışman olduğunda herkes kendi müşterileriyle ilgilenebilir.

Bu gayet normal.

Fakat ofisin tamamına bakıldığında bazı bilgiler kişilerin üzerinde kalmaya başlar.

Bir müşteriyi danışman biliyor.

Bir portföyün durumunu başka bir danışman biliyor.

Randevu başka bir yerde kayıtlı.

Müşteriyle yapılan son görüşme ise telefonda duruyor.

Yani bilgi var.

Ama tek bir yerde yok.

Sorun da tam burada başlıyor.

Çünkü bilgi kaybolmasa bile ona ulaşmak zorlaşabiliyor.

“Birine soralım” alışkanlığı

Emlak ofislerinde sık rastlanan bir durumdur.

Bir şey öğrenmek istediğinizde önce sisteme bakmak yerine birine sorarsınız.

“Bu müşterinin bütçesi ne kadardı?”

“Bu evin sahibiyle kim görüşüyordu?”

“Geçen gün gelen müşterinin adı neydi?”

“Bu ilanı kim girmişti?”

Ve çoğu zaman cevap gelir.

Çünkü ekip birbirini tanıyordur.

Fakat işletme büyüdüğünde bu yöntem aynı şekilde çalışmaz.

Çünkü herkes her müşteriyi bilemez.

Herkes her portföyü takip edemez.

Herkes bütün randevuları hatırlayamaz.

Bir çalışan izin yaptığında bile bazı işler aksıyorsa, orada sadece yoğunluk problemi olmayabilir.

Bilginin kişilere fazla bağlı olması da söz konusu olabilir.

Emlak ofisinin de bir hafızası olmalı

Bence iyi yönetilen bir emlak ofisinin en önemli özelliklerinden biri bu.

Bir danışman bugün ofiste olmasa bile müşterisiyle ilgili temel bilgilere ulaşılabilmeli.

Bir portföyün geçmişi görülebilmeli.

Randevular unutulmamalı.

Müşteri talepleri bir yerde toplanabilmeli.

Hangi danışmanın hangi müşteriyle ilgilendiği belli olmalı.

Çünkü müşterinin gözünden bakınca durum çok basit:

Müşteri sizi aradığında, ofiste kimin telefonu açtığı onun için çok önemli değil.

Onun beklentisi şu:

“Beni tanıyor olun.”

Daha önce ne istediğini hatırlayın.

Bütçesini bilin.

Hangi bölgelerle ilgilendiğini bilin.

Gösterdiğiniz evleri bilin.

Yani müşteri her seferinde hikâyesini baştan anlatmak zorunda kalmasın.

Bunun için ofisin devasa bir sisteme ihtiyacı yok

Bazen dijitalleşme deyince gözümüzde çok büyük projeler canlanıyor.

Uzun süren kurulumlar, karmaşık ekranlar, onlarca özellik...

Oysa bir emlak ofisinin ihtiyacı çoğu zaman bundan daha sade.

İlanlarını düzenli yönetebileceği,

müşteri taleplerini kaybetmeyeceği,

randevularını takip edebileceği,

danışmanlarının neyle ilgilendiğini görebileceği,

ve bütün bunlara gerektiğinde tek bir yerden ulaşabileceği bir yapı.

Önemli olan sistemin çok fazla şey yapması değil.

Ofisin gerçek çalışma biçimine ayak uydurması.

Bu noktada EMLAKPRESS gibi çözümlerin değerli olmasının sebebi de yalnızca ilan yayınlamak değil.

İlanın yanında müşteriyi, randevuyu ve danışmanı da aynı çalışma düzeninin içine alabilmek.

Çünkü emlakçılık sadece ilan girmekten ibaret değil.

İlan, işin başlangıç noktalarından yalnızca biri.

Bir müşteriyi kaybetmek bazen fark edilmez

Bir müşterinin doğrudan “Ben başka emlakçıyla çalışacağım” demesi kolay fark edilir.

Ama daha sessiz kayıplar var.

Mesajına geç dönülen müşteri...

Aranması unutulan müşteri...

İstediği kriterlere uygun portföy bulunmasına rağmen kendisine haber verilmeyen müşteri...

Randevusu karışan müşteri...

Bunlar tek tek küçük problemler gibi görünebilir.

Ama müşterinin gözünde hepsi aynı yere çıkar:

“Beni yeterince takip etmiyorlar.”

Oysa belki kimse müşteriyi önemsemiyor değildir.

Tam tersine herkes elinden geleni yapıyordur.

Sorun, yoğunluğun arasında bazı işlerin gözden kaçmasıdır.

İyi sistem, insanın yerine geçmez

Bunu özellikle ayırmak gerekiyor.

Bir yazılım iyi bir emlak danışmanının yerini tutmaz.

Müşteriyle göz göze yapılan görüşmenin, bölgeyi bilen bir danışmanın tecrübesinin veya yıllardır oluşturulan güvenin yerini hiçbir ekran dolduramaz.

Ama iyi bir sistem başka bir şey yapar:

İnsanın hatırlamak zorunda olduğu şeyleri azaltır.

Kimin aranacağını gösterir.

Randevuyu hatırlatır.

Müşterinin geçmişini önüne getirir.

Portföyün durumunu görünür hale getirir.

Böylece danışman, bilgisayarın başında bilgi aramak yerine müşterisiyle ilgilenmeye daha fazla zaman ayırabilir.

Bence teknolojinin emlak sektöründeki en anlamlı tarafı da tam olarak burada.

İnsanın yaptığı işi elinden almak değil.

İnsanın işini daha rahat yapmasını sağlamak.

Belki de sorun daha fazla çalışmak değildir

Emlak ofislerinde yoğunluk arttığında ilk akla gelen çözüm genellikle daha fazla çalışmaktır.

Daha fazla arama.

Daha fazla mesaj.

Daha fazla ilan.

Daha fazla takip.

Ama bazen mesele daha fazla çalışmak değildir.

Aynı işi daha düzenli yapmak gerekir.

Çünkü bir ofiste herkes çok çalışıyor ama yine de işler yetişmiyorsa, biraz durup çalışma şekline bakmak gerekir.

Belki sorun ekipte değildir.

Belki sorun, bilgilerin nerede durduğundadır.

Küçük bir düzen, büyük bir rahatlık sağlayabilir

Bazen çok büyük değişikliklere gerek yoktur.

Müşteri bilgisinin tek yerde tutulması bile günlük işleri rahatlatabilir.

Randevuların düzenli takip edilmesi bile unutulan işleri azaltabilir.

Danışmanların müşterilerini ve portföylerini daha net görebilmesi bile ofisin işleyişini değiştirebilir.

İlanların yanında müşteri ve randevu tarafının da takip edilebilmesi ise işin bütününü görmeyi kolaylaştırır.

EMLAKPRESS'in çıkış noktalarından biri de tam olarak bu.

Bir emlak ofisinin günlük işlerini birbirinden kopuk araçlarla yürütmek yerine, ihtiyaç duyduğu temel süreçleri daha düzenli bir yapıda bir araya getirmek.

Çünkü iyi bir sistem kendini sürekli hatırlatmaz.

İşinizi yaparken arka planda size yardımcı olur.

Sonunda mesele teknoloji değil

Bir emlak ofisini başarılı yapan şey yalnızca kullandığı yazılım değildir.

İyi danışmanlar, doğru portföy, bölge bilgisi, müşteri ilişkileri ve güven hâlâ işin merkezindedir.

Teknoloji bunların hiçbirinin yerine geçmez.

Ama bütün bu emeğin daha düzenli ilerlemesine yardımcı olabilir.

Bugün ofisinizde herkes ne yapacağını biliyor olabilir.

Müşterilerinizi de tanıyor olabilirsiniz.

Hatta bütün işleri bir şekilde takip ediyor da olabilirsiniz.

Ama kendinize şu soruyu sormakta fayda var:

“Ben birkaç gün ofiste olmasam, işler aynı düzenle devam eder mi?”

Cevabınız evetse güzel.

Değilse, belki de yeni bir çalışana değil, önce daha iyi bir çalışma düzenine ihtiyacınız vardır.

Çünkü emlakçılıkta güven sadece müşteriye verilen sözle oluşmaz.

İşi zamanında takip etmek, verilen sözü unutmamak ve müşteriyi gerçekten tanımak da güvenin bir parçasıdır.

Bazen bunu sağlayan şey daha çok çalışmak değil, işleri doğru yerde toplamaktır.